أدى العمل عن بعد والعودة إلى المكتب في الوضع المختلط إلى تعقيد تنظيم الاجتماعات ، بينما نادرًا ما يتواجد أعضاء الفريق في نفس اليوم. الحل: الاجتماع “الكوميدي”. يشير هذا المصطلح الذي لا يزال غير معروف إلى اجتماع يكون فيه بعض الزملاء في الموقع بينما يتابع الآخرون عن طريق الفيديو. فيما يلي أربع نصائح للنجاح.

من الناحية المثالية ، يتطلب الاجتماع المشترك استخدام كاميرا تصور المشاركين في الموقع ، وميكروفونات ، للسماح للزملاء عن بُعد برؤيتهم بوضوح والاستماع إلى تدخلاتهم. لذلك نضمن ضبط الجهاز بحيث يكون كل شخص مرئيًا ومسموعًا بوضوح.

يقول نيكولاس سيف ، مدرب مدرسة القادة في إتش إي سي مونتريال: “عليك أيضًا حساب عدد الزملاء عن بُعد للتأكد من عدم نسيانهم ، لأن هذا يمثل خطرًا من هذه الصيغة”. يُطلب من الأشخاص البعيدين تسجيل الدخول مسبقًا لإجراء الاختبارات الفنية قبل البدء. إذا لم يكن لدينا كاميرا لتصوير الغرفة ، فسيتصل الأشخاص الموجودون في الموقع أيضًا بأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. »

“من الجيد توزيع الأدوار والمسؤوليات على المشاركين ، بما في ذلك أولئك المتصلين بالإنترنت ، على سبيل المثال عن طريق تعيين شخص يكون مسؤولاً عن التفاعل المشترك ، بخلاف الوسيط ، ولديه بالفعل الكثير ليفعله” ، كما يقول نيكولاس سيف ، وهو أيضًا مؤسس مشارك وشريك في C3pH.

سيقرأ مشارك آخر التعليقات في الدردشة الخاصة بتطبيق مؤتمرات الفيديو ، وسيقوم آخر بتدوين الملاحظات ، وهكذا.

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون الاجتماعات الجماعية أقصر من غيرها ، نظرًا لتعقيدها. ومع ذلك ، إذا احتاج الاجتماع إلى أن يستمر لمدة ساعة أو أكثر ، فإن استخدام الغرف المنقسمة في تطبيق مؤتمرات الفيديو يعد طريقة جيدة لتسريع الاجتماع وكسر الروتين والحفاظ على الانتباه. كما يسمح للزملاء عن بعد وأولئك الموجودين في المكتب بالمناقشة في مجموعات صغيرة والتركيز على موضوع معين.

يعد استخدام الأدوات عبر الإنترنت طريقة رائعة لإشراك الجميع ، وإتاحة الوصول إلى العناصر المرئية للجميع ، وجذب الانتباه. تنتشر التطبيقات المفيدة للاجتماعات عن بُعد في السوق.

يقول نيكولاس سيف: “هناك ما يسمى بالجدران التفاعلية مثل Stormboard أو Whiteboard أو Miro أو Jamboard أو Mural أو Padlet. هذه جداول تفاعلية. على سبيل المثال ، يشبه Whiteboard السبورة البيضاء التي يمكن لأي شخص الكتابة عليها. باستخدام Padlet ، يمكن للمرء استخدام القوالب الموجودة لتوفير الوقت. تسمح أنواع أخرى من الأدوات بإجراء استطلاعات الرأي في الوقت الفعلي ، مثل Kahoot أو Wooclap أو Poll Everywhere ، مع ميزات مختلفة ، على سبيل المثال سحابات الكلمات التي ينشئها الأشخاص معًا في الوقت الفعلي بينما يمكن لزملائهم النقر فوق “الإعجاب” إذا وافقوا. »